Айбикс

Айбикс — программа для хранения, систематизации, поиска и учёта документов организаций и индивидуальных предпринимателей.
Программа предназначена для ведения структурированных реестров корпоративных документов, доверенностей, договоров, объектов интеллектуальной собственности и иных документов компании, а также для хранения связанных с ними файлов, проектов документов, сканов, реквизитов, сроков действия и служебных сведений.
Айбикс позволяет пользователям вести локальный архив документов организации, быстро находить нужные сведения, контролировать сроки действия документов, прикреплять файлы к строкам реестров, выгружать таблицы в Excel, формировать отдельные документы в Word, создавать резервные копии и восстанавливать данные из резервной копии.
Программа ориентирована на юристов, корпоративных секретарей, специалистов по договорной работе, сотрудников, отвечающих за учёт доверенностей, корпоративных документов и объектов интеллектуальной собственности, а также для предпринимателей и руководителей малого и среднего бизнеса.
Программа может поставляться в различных редакциях и конфигурациях, включая однопользовательскую и многопользовательскую версию.

Функциональные характеристики

Ведение организаций и индивидуальных предпринимателей. Программа позволяет создавать карточки организаций и индивидуальных предпринимателей, заполнять реквизиты, адреса, регистрационные данные, банковские сведения и иные данные, необходимые для работы с документами, распечатывать карточку организации.

Ведение корпоративных документов. Программа позволяет вести реестр корпоративных документов, указывать тип документа, дату выдачи, номер, наименование, описание, дату окончания, признак устаревшей версии, комментарии, драфты и сканы.

Ведение доверенностей. В программе можно учитывать доверенности, сведения о представителях, полномочия, сроки действия, право передоверия, факт отзыва, дату отзыва, комментарии, проекты и сканы доверенностей.

Ведение объектов интеллектуальной собственности. Программа позволяет вести сведения об объектах интеллектуальной собственности, включая тип объекта, наименование, бухгалтерский учёт, наличие свидетельства Роспатента, наличие записи в реестре российского программного обеспечения, способ приобретения, оформление служебных произведений, сведения об авторах, документы и комментарии.

Ведение договоров. Айбикс позволяет вести договоры, дополнительные соглашения и закрывающие документы, связывать их в иерархию, указывать контрагентов, проекты, номера, цены, статусы подписания, способ оформления, комментарии, драфты и сканы.

Связи между договорами и документами. Программа позволяет устанавливать связи между строками договорного реестра, например между договором закупки и договором продажи, чтобы быстрее анализировать взаимосвязанные обязательства.

Прикрепление файлов. К строкам таблиц можно прикреплять файлы, включая проекты документов, сканы, приложения и иные материалы. Файлы хранятся в папке данных программы и связаны с соответствующими строками таблиц.

Поиск, фильтрация и сортировка. В таблицах доступны поиск, фильтры, сортировка.

Отслеживание документов с истекающими сроками. На главном экране отображаются документы, срок действия которых истекает менее чем через один месяц, например доверенности или корпоративные документы.

Экспорт данных. Пользователь может выгружать таблицы в Excel, а также формировать отдельные документы в Word, например карточку организации или доверенность.

Пользователь также может сохранять и импортировать резервные копии своей базы данных.