Введение
Кадровый учёт – это совокупность процессов документирования трудовых отношений между работодателем и работниками. Он охватывает весь жизненный цикл сотрудника: от оформления при приёме на работу до приказа об увольнении. Грамотно организованный кадровый учёт защищает компанию от трудовых споров, штрафов контролирующих органов и репутационных рисков.
В России кадровый учёт регулируется Трудовым кодексом РФ, постановлениями Правительства, приказами Минтруда и Роструда. Основные документы: трудовой договор, приказ о приёме, личная карточка (аналог формы Т-2), сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-СФР), штатное расписание, табель учёта рабочего времени.
История и контекст
Кадровое делопроизводство в современном виде сложилось в СССР в 1930–1950-е годы, когда были стандартизированы личные карточки и трудовые книжки. После 1991 года система была адаптирована к рыночным отношениям. С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки: работники, впервые трудоустраивающиеся после 1 января 2021 года, не получают бумажных трудовых книжек.
С 1 января 2022 года работодатели вправе переводить кадровые документы в электронный вид в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) по статье 22.1 ТК РФ. Переход добровольный: работодатель издаёт локальный нормативный акт, уведомляет работников и получает согласие от тех, кто принят до 31 декабря 2021 года. Для новых сотрудников без трудового стажа на 31.12.2021 согласие не требуется. По состоянию на 2026 год прямой обязанности перехода на КЭДО для всех работодателей нет.
Как это работает
Кадровый учёт строится на трёх ключевых блоках:
- Документооборот по движению персонала – приказы о приёме, переводе, командировании, отпуске, увольнении; дополнительные соглашения к трудовым договорам.
- Учёт рабочего времени – табели, графики сменности, учёт сверхурочных часов, работы в выходные и праздники.
- Хранение личных дел и персональных данных – личные карточки, копии документов, согласия на обработку ПД по ФЗ-152.
В автоматизированных системах кадровый учёт интегрируется с расчётом заработной платы и налоговой отчётностью. Системы автоматически формируют унифицированные формы, отслеживают сроки подачи отчётности (СЗВ-ТД/ЕФС-1, уведомления в военкомат). Важно: четыре категории документов исключены из КЭДО – трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.
Где применяется
- Коммерческие организации любого масштаба – от ИП с наёмными работниками до холдингов с тысячами сотрудников.
- Государственные учреждения и органы власти – с дополнительными требованиями к воинскому учёту.
- Медицинские организации – с обязательным учётом профосмотров и медицинских допусков.
- Производственные предприятия – с посменным графиком и суммированным учётом рабочего времени.
- Образовательные учреждения – с педагогическим стажем, тарификацией и нагрузкой.
Преимущества и ограничения
Преимущества автоматизации: снижение ошибок при формировании документов, ускорение согласования приказов, автоматические напоминания о сроках испытательного срока и отпусков, интеграция с СФР и ФНС через электронную отчётность.
Ограничения: высокие требования к актуальности нормативной базы в ПО; необходимость УКЭП или УЭП для КЭДО; риск утечки персональных данных при слабой ИБ; затраты на внедрение и обучение. Работник имеет право отказаться от КЭДО – тогда он остаётся на бумажном документообороте.
Связь с другими понятиями
Кадровый учёт тесно связан с кадровым делопроизводством (документарный аспект), расчётом заработной платы (финансовый аспект) и HR-аналитикой (аналитический аспект). Он является фундаментом для управления персоналом и предшествует процессам подбора, обучения и оценки. Переход на КЭДО связывает кадровый учёт с системами ЭДО и удостоверяющими центрами для выдачи ЭП.
